Audit Booking Coordinator

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins , odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins . Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

- odpowiedzialność,

- dobra organizacja własnej pracy,

- dbałość o szczegóły,

- skrupulatność i dokładność,

- dyscyplina,

- dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:

- kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,

- istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,

- osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

- przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,

- kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
- inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,

- pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,

- weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,

- tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins ,

- monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,

- potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,

- komunikacja z klientami w razie potrzeby,

- przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,

- stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,

- cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,

- przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,

- przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,

- przydzielanie audytorów do audytów,

- przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,

- udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,

- promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,

- utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,

- wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,

- wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Czego oczekujemy:

- Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),

- znajomość programów MS Office,

- wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,

- umiejętność pracy pod presją czasu,

- bardzo dobra dbałość o szczegóły,

- umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,

- zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,

- umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,

- pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,

- doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,

- umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

Korzyści z pracy w zespole Eurofins :

- Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach –