Business Operations Manager/in (m/w/d) gesucht - 100% Remote
Remote | 20-30h/Woche | Festangestellt
ProviPanda ist die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Wir verbinden über 45.000 geprüfte Vertriebler mit mehr als 1.000 Unternehmen.
Als Operations & Finance Manager übernimmst du die operativen und finanziellen Grundlagen von ProviPanda - Buchhaltung, Legal-Koordination, HR-Administration und die Organisation im Hintergrund, damit das Geschäft läuft.
Du reportest direkt an den Geschäftsführer und arbeitest eng mit ihm zusammen.
Aufgaben
Finance & Admin + Organisation & Reporting
- Verantwortung für die manuelle Rechnungsstellung (Erstellung, Versand, Nachverfolgung, Zahlungserinnerungen)
- Übertragung der Rechnungen in DATEV
- Zahlung von offenen Rechnungen via Moss - rechnung@ Mail Adresse Verantwortung
- vorbereitende Buchhaltung inkl. Kommunikation mit dem Steuerberater
- Verantwortung Factorial (Urlaubsanträge, Time Tracking, Krankheitseinreichung bei den Kassen etc.)
- Lohnbuchhaltung Kommunikation (neue Mitarbeiter einrichten, rechtzeitig den Verdienst durchgeben oder Änderungen von allen Mitarbeitern, Krankheitstage durchgeben etc.)
- Monatliche Provisionsabrechnungen des Sales Teams
- Inkasso & Mahnwesen Verantwortung
- Planung von Team-Events und Team-Calls & Workations
- Wöchentliches Reporting direkt an den Geschäftsführer
Legal & Dienstleister
- Kommunikation mit Anwalt, Rechtsschutz, Versicherungen, Dienstleistern, Freelancern (z. B. eigenständige Steuerung von Website-Projekten)
- Prüfung und Anpassung von AGB und Datenschutz bei Bedarf
- Verantwortung info@-Postfach – Prüfung wichtiger rechtlicher Anliegen und Management davon – bei allen rechtlichen Anfragen bist du die erste Ansprechperson
People & Hiring
- Du hilfst hier, wenn es brennt, und führst Erstgespräche für neue operative Rollen
- Du bereitest für neue Onboardings alles Organisatorische & Technische vor und bist auch fürs Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich
- Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter, zentrale Ansprechperson bei Fragen
- Screening & Erstgespräche im Ops-Hiring, Betreuung von Probetagen im Sales
Qualifikation
Was du mitbringst
- Erfahrung in Rechnungsstellung, Buchhaltung, Finance Operations oder allgemeinem Business Operations
- Sicherer Umgang mit DATEV
- Lohnbuchhaltung und die Kommunikation mit Steuerberatern sind für dich nichts Neues, du weißt, wie das läuft
- Du kannst eigenständig Verträge, NDAs und rechtliche Dokumente aufsetzen und anpassen – nicht nur prüfen
- Sicherer Umgang mit gängigen Tools wie Slack, Claude, Asana oder vergleichbaren Projekt- und Kommunikationstools – bzw. die Bereitschaft, dich schnell in neue Tools einzuarbeiten
- Erfahrung im Umgang mit einem CRM (z. B. Close, HubSpot o. ä.) von Vorteil
- Gründliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise - auf dein Wort kann man sich verlassen
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Rechtsthemen
- Organisationstalent und Freude an Allrounder-Aufgaben – von Buchhaltung bis Hiring
- Du arbeitest gerne selbstständig und in einem kleinen, direkten Team
Benefits
Benefits
- Ein sicherer Arbeitsplatz
- Echte Mitgestaltung & Verantwortung
- Ein schnell wachsendes HR-Tech-Startup mit riesiger Vision & starkem Wachstum, das spannende Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten bietet.
- Ein nettes Team & Umfeld wo die Arbeit Spaß macht und Innovation gefördert wird.
- Flache Hierarchien, direkte Verantwortung, echte Mitgestaltung bei Projekten und strategischen Entscheidungen.
- Remote-First-Setup mit flexiblen Arbeitszeiten für eine optimale Work-Life-Balance.
- Überdurchschnittliches Gehalt mit zusätzlichen Bonusoptionen und weiteren attraktiven Vergünstigungen.
Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Originally posted on Himalayas