Projektmanager:in & PMO (m/w/d)

Wir sind das Team Passerelle, eine 2025 in Berlin gegründete KI-Beratung aus dem gewerkschaftlichen Umfeld. Unser Name ist Programm: Passerelle bedeutet Brücke. Wir sind angetreten, um inmitten der größten Transformation der Arbeitswelt genau diese Brücke in die Zukunft zu bauen - eine Brücke, die echten technologischen Fortschritt ermöglicht und gleichzeitig bessere Arbeitsbedingungen schafft. All das machen wir unter dem Leitsatz: Gute KI. Gute Arbeit.

Gegründet von erfahrenen Köpfen aus der Tech- und Beratungswelt sowie der angewandten KI-Wissenschaft, verbinden wir strategischen C-Level-Weitblick mit tiefem technologischem Sachverstand. Wir begleiten Organisationen und Institutionen auf ihrem Weg in eine KI-geprägte Zukunft, von der strategischen Beratung über die werteorientierte technische Implementierung und die nachhaltige Adoption im Betrieb. Neben unseren Transformationsmandaten entwickeln wir eigene Software-Produkte für digitale Souveränität.

Aufgaben

Als erste:r Projektmanager:in & PMO (m/w/d) bei uns konzipierst und etablierst du die PMO-Strukturen für unsere Beratungsmandate von Grund auf. Du bist das organisatorische Rückgrat unserer Projektteams und sorgst dafür, dass im Hintergrund alle Fäden, Timelines und Prozesse perfekt zusammenlaufen.

Den Großteil deiner Zeit hältst du unseren Projektleitungen in den Beratungsmandaten operativ den Rücken frei und treibst die strukturierte Umsetzung der Projekte voran. Dabei schnupperst du echte Beratungsluft und bist hautnah bei unseren Leuchtturmprojekten dabei.

Die übrige Zeit arbeitest du eng mit unserem Chief of Staff zusammen, unterstützt operativ bei internen strategischen Initiativen – und übernimmst unseren Social-Media-Auftritt Schritt für Schritt als dein eigenes Projekt.

Deine Aufgaben

Klassisches PMO & Projektmanagement in Kundenprojekten (60-70 %):

- Du unterstützt die Projektleitung dabei, unsere Mandate operativ umzusetzen, und entlastest sie im Tagesgeschäft.

- Du koordinierst Meetings, Workshops und Termine mit internen wie externen Beteiligten und bereitest sie sauber vor und nach. In großen Mandaten bist du die verlässliche operative Klammer zwischen dem Kundenteam und Team Passerelle.

- Du hältst unsere Projektdokumentation und Knowledge-Management-Systeme aktuell, pflegst Action-Item-Listen und stellst sicher, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten.

- Gemeinsam mit der Projektleitung übernimmst du das Projektcontrolling – von Meilensteinen und Timelines über das Stundentracking bis zu sauberen Statusberichten und der Abrechnung.

- In großen Mandaten mit Kunden- und internen Teams bist du die verlässliche Schnittstelle zwischen allen Beteiligten und sorgst dafür, dass die Zusammenarbeit reibungslos läuft.

Interne Initiativen & Operations (ca. 30-40 %):

- Du arbeitest Hand in Hand mit unserem Chief of Staff und unterstützt operativ dabei, interne strategische Initiativen voranzutreiben und umzusetzen.

- Du packst überall dort mit an, wo Struktur, Koordination oder ein zusätzliches paar Hände gebraucht werden – von der Organisation interner Vorhaben bis hin zu Team-Events.

- Dein eigenes Projekt - Marketing & Social Media:

- Du planst, erstellst und koordinierst den Content für unsere digitalen Kanäle (insb. LinkedIn) und weitere Initiativen, um die Sichtbarkeit und Haltung von Team Passerelle kontinuierlich im Markt zu verankern. Dabei koordinierst du auch etwaige Dienstleister.

- Du nimmst unseren Markenauftritt eigenverantwortlich in die Hand und wächst in dieses Thema als dein festes, eigenes Projekt hinein.

Qualifikation

- Fundiertes Organisationstalent mit Startup-Mentalität: Ob erfolgreich abgeschlossenes Studium, kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung – wichtig ist uns dein Track Record: Du hast bereits einige Jahre im Bereich Projektmanagement, Projektassistenz oder Operations im Agentur-, Startup- oder dynamischen Beratungsumfeld gearbeitet. Du kennst die Agilität kleiner Teams und b